Aksara

Masalahnya

Otorita IKN menghasilkan banyak pengetahuan institusional di sepuluh unit Eselon-1: regulasi, laporan teknis, kajian akademik, dan catatan lapangan. Sistem lama menyimpan semuanya, tapi sulit dipakai. Tidak ada pencarian, jadi staf meminta file ke rekan lewat chat. Mengunggah berarti mengisi formulir dua langkah yang panjang tanpa fitur draf, sehingga sebagian besar pengetahuan tidak pernah diunggah, dan pimpinan tidak bisa melihat apa saja yang ada atau unit mana yang aktif berkontribusi.

Ada tiga kelompok pengguna Aksara: publik, yang menjelajahi pengetahuan terbit tanpa login; staf, yang mengunggah dan membaca materi internal; serta verifikator, kurator, dan administrator, yang menyetujui dan menata semuanya. Sebagian besar materi tidak bersifat publik, dan sebagian lagi hanya boleh dilihat direktorat pemiliknya.

Yang saya bangun

Setiap dokumen punya kode publik yang permanen

Setiap dokumen punya ID internal sejak masih draf. Saat pertama kali terbit, dokumen itu juga mendapat kode publik, dan kode itulah alamat publiknya. Saya memilih cara ini karena tautan publik harus permanen dan bisa dikutip, dan tautan yang dibentuk dari judul akan rusak begitu ada yang membetulkan salah ketik. Kode tidak pernah dipakai ulang, dan dokumen yang ditarik lalu diterbitkan lagi mendapat kode lamanya kembali.

Satu fungsi yang menentukan siapa boleh membuka dokumen tertutup

Ada tiga tingkat akses: publik, internal OIKN, dan terbatas, diperiksa di server untuk setiap permintaan berdasarkan unit kerja, eselon, peran, dan akses sementara yang pernah diberikan. Satu fungsi tunggal menentukan siapa yang boleh membuka dokumen terbatas tanpa mengajukan akses, dipanggil dari setiap tempat dokumen disajikan, supaya aturannya tidak melenceng antara daftar, pencarian, dan unduhan file. Awalnya saya memberikan wewenang itu ke peran admin yang lebih luas, lalu saya persempit ke satu peran superadmin saja setelah menyadari betapa sensitifnya hal ini.

Pemeriksaan mengikuti tahap tetap dengan riwayat lengkap

Dokumen bergerak dari draf ke verifikasi, lalu kurasi, lalu terbit, atau dikembalikan, atau ditolak. Hanya sistem yang boleh mengubah status itu, tidak lewat edit manual. Verifikator dan kurator bekerja di antrean layar terbelah dengan tiga pilihan: setujui, kembalikan dengan catatan wajib, atau tolak. Setiap langkah tercatat di linimasa yang tidak bisa diubah siapa pun, dan dokumen yang sudah terbit dan direvisi tetap tampil sampai revisinya lolos pemeriksaan lagi.

Pencarian yang memaafkan salah ketik dan menyimpan tautannya

Saya memakai pencarian teks penuh di database, lengkap dengan toleransi salah ketik dan saran "mungkin maksud Anda", di balik satu antarmuka sehingga nanti bisa diganti mesin pencari yang lebih besar tanpa mengubah halamannya. Semua filter, urutan, dan nomor halaman tersimpan di alamat halaman, jadi hasil yang sudah difilter bisa di-bookmark, dibagikan, atau dimuat ulang.

Dokumen hukum nasional difederasikan, tidak disalin

Dokumen hukum nasional ada di sistem lain milik OIKN, namanya JDIH, jadi Aksara tidak pernah menyalin dokumennya. Saya hanya menyimpan metadata ringan, menyegarkannya lewat task harian, dan mengambil isi aslinya dari API JDIH saat seseorang membuka dokumennya, dengan cache singkat di server. Menyalin data JDIH justru akan membuat duplikat regulasi yang lama-lama tidak sinkron. Integrasi ini akhirnya jauh lebih besar dari rencana awal: kini ada pengklasifikasi otomatis dan pencarian teks penuhnya sendiri, di atas sinkronisasi metadata yang diminta spesifikasi awal.

Hasilnya

Saya membangun Aksara sendirian, mulai Juli 2026, dan sekarang sudah live di aksara.ikn.go.id. Portal publiknya terbuka untuk siapa saja, dan setiap dokumen diperiksa di server terhadap tiga tingkat akses. Dokumen dikelompokkan menurut 43 unit organisasi, 10 domain pengetahuan, dan 92 subkategori topik yang lebih rinci. Di luar rencana awal, integrasi JDIH berkembang dengan pengklasifikasi otomatis dan indeks pencariannya sendiri, dan saya menambahkan gazetteer serta modul pencapaian. Sebuah aplikasi mobile kini memakai backend yang sama.